Guía Evernote (VII): Cómo procesar tu contenido con productividad

¿Cómo procesar tu contenido con productividad? Te lo contamos en este séptimo artículo de la Guía Evernote, y puede ser práctico que repases anteriores posts, por ejemplo, cómo empezar un método GTD de productividad. Después de enviar y recopilar una cantidad ingente de material, ¿cómo debemos procesarla? Hay una serie de técnicas la mar de sencillas que te ahorrarán mucho tiempo. Algo así como lanzar la pelota con el juego de muñeca adecuado para darle efecto. Lo único que necesitas para procesar tu contenido con productividad no es nada más que pericia y cuidar los detalles.

Procesar tu inbox

En Evernote 5 se ha incorporado la sección atajos. En ella puedes acumular las 7 u 8 etiquetas de uso más común, realiza una selección múltiple de notas y arrástralas sobre el tag. Con este simple movimiento quedan clasificadas y listas para ser enviadas a la libreta deseada. Si hay que usar algún otro tag secundario, repite el proceso o éntralo a mano. El grueso del trabajo ya está hecho.

Uno de los problemas del anterior consejo es la sobresaturación del apartado de accesos directos. Siempre puedes mantener un número reducido de tags, ideal para los que implementáis GTD en Evernote: los contextos, niveles de energía y un número reducido de marcas de tiempo…

…pero para los que los que utilizáis la aplicación como archivo digital esos conceptos pueden no estar tan bien delimitados. Una opción es el acceso al menú contextual, o con la combinación de teclas (Ctrl+Alt+T), para acceder a la ventana de selección de tags y asignar múltiples etiquetas a la vez. Con una selección múltiple de las notas y usando esta función podemos dejar nuestro inbox a cero en minutos.

Pero para mi gusto la más dinámica y natural también es la más evidente: Al realizar una selección múltiple verás como en el espacio donde se muestra el contenido de la nota, aparecen notas para su procesado en grupo: Teclear los tags para su asignación y moverlas a una libreta.

Si eres más eficiente e intrépido puedes optar por la autoclasificación de material a través de servicios como IFTTT (ver cómo funciona IFTTT). Con una regla puedes etiquetar y enviar a una libreta concreta sin pasar por el inbox. El problema es perder de vista la información, enviándola a su destino sin previo paso por un proceso de clasificación y verificación del usuario. Ideal para archivar pero si debes procesarla previamente, por ejemplo para tomar una decisión al respeto, puede generar olvidos.

Envía tus lecturas de tus RSS favoritas directas a una libreta que revises una vez por semana. No pierdes tiempo revisando tu lector rss y te centras toda tu atención una vez cada siete días en las nuevas publicaciones.

Administra tus etiquetas

La creación dinámica de notas y su posterior clasificación con tags para hacer más legible la información puede llevarnos a una sobredimensión de este recurso. En el nuevo apartado Etiquetas de Evernote 5 disponemos de un entorno de administración para su mantenimiento.

En dicho panel aparecen todos los tags ordenados alfabéticamente.   Si lo deseamos podemos crear jerarquías de etiquetas, anidando tags con multitud de niveles. El entorno visual permite un manejo más simple e intuitivo de los clasificadores, accediendo con doble clic a las notas. Con la estructuración adecuada podremos llegar a la nota deseada con 2 o 3 clics.

Otra tarea necesaria es la eliminación de los tags sin asignar. Al lado de cada etiqueta aparece el nº de notas bajo ese epígrafe. De un vistazo podemos localizar todas aquellas con un cero y eliminarlas. Realizaremos una selección múltiple (Ctrl + Clic botón izquierdo del ratón), y pulsaremos suprimir para limpiar la librería.

Otra operación necesaria reside en la fusión de etiquetas. Evernote permite la combinación de notas a través de una selección múltiple y la opción del menú contextual, no así con las etiquetas. Imaginemos que queremos fundir dos etiquetas en una sola con un nombre diferente a los de origen, para ello seguiríamos los siguientes pasos:

1. Accedemos al apartado etiquetas y seleccionamos la primera a integrar.
2. Pulsamos F2 y editamos el nombre.
3. Escogemos la siguiente etiqueta y con doble clic nos carga la lista de todas las notas.
4. Las seleccionamos todas y con el menú contextual asignamos la nueva etiqueta..
5. Volvemos al apartado etiquetas y eliminamos la etiqueta anterior.
6. Repetimos los pasos 3,4,5 con todas aquellas etiquetas que queramos re-asignar.

Seguimiento

Una de las necesidades al procesar es la de controlar las fecha límite de acciones y proyectos. Gracias al sistema de recordatorios de Evernote puedes asignar estos reminders a tus notas, colocando fecha de vencimiento o simplemente asignándola a la lista de revisión.

Los recordatorios se visualizan en forma de lista de control en la parte superior del panel de notas. Con un clic en el ítem lo tachamos indicando que la tarea ya ha sido realizada, o que el ítem no debe ser recordado.  Recibiremos los avisos de vencimiento del día en curso en nuestra cuenta de correo (Herramientas > Opciones > Recordatorios), asociada a la cuenta de Evernote, también a través de notificaciones en los dispositivos.

Para cada libreta visualizamos los recordatorios de sus notas, para verlas todas es suficiente con un clic en el apartado notas de la barra lateral.  En cierta forma nos permite un vistazo general a nuestra actividad y a las fechas de control de un proyecto en concreto.

Procesar significa pararse a pensar sobre cada uno de los ítems enviados a nuestra bandeja de entrada, tomar una decisión sobre los mismos y cargarlos con la meta-información necesaria para segmentarlos y convertirlos en componentes funcionales de nuestro sistema de información, por eso es tan importante dedicarle la atención y el tiempo que necesita.

Este artículo es una colaboración en Yoriento.com de David Torné (@davidtorne) Puedes seguir las aventuras de este experto en productividad personal desde su blog, donde encontraras todo lo que quieras saber sobre productividad, GTD y el uso de Evernote

Imagen vía Abizern bajo licencia Creative Commons