Guía Evernote (IV): Cómo empezar un método GTD de productividad personal con Evernote

En este cuarto artículo de la Guía Evernote (que puedes compartir y seguir en Twitter con #GuiaEvernote) vamos a mostrar los primeros pasos para crear nuestro propio método de productividad basado en GTD (Get Things Done) usando Evernote, una forma sencilla pero profesional de gestionar nuestras tareas cotidianas. Muchos de nosotros utilizábamos multitud de medios para mantener bajo control nuestra actividad pero Evernote nos permite unificar todas esas fuentes en una.

Para empezar a utilizar GTD como una administrador de tu flujo de trabajo primero debes establecer un método para recopilar, procesar y organizar tus tareas en un único medio, herramienta o soporte. El objetivo es generar la confianza necesaria para evitar que consultes constantemente calendarios, agendas, listas de acciones, etc. sabiendo lo que toca hacer con tan solo un vistazo economizando tiempo y ganando en seguridad y productividad.

La estructura de libretas y notas de Evernote es perfecta para reproducir un sistema de listas y tareas y su sistema de filtrado por atributos nos ayudará a escoger lo siguiente que debemos hacer. ¿Cuáles son los cuatro pasos para iniciar un metodo de organización con Evernote basado en GTD? Recopilar, procesar, organizar y accionar. 

1. Recopilar

Enviar todo aquello que se nos pase por la cabeza a nuestra bandeja de entrada de Evernote sin aplicar el sentido crítico. Lo importante es la inmediatez,  una vez generada la ocurrencia registrarla para no olvidarla a través de las numerosas vías que nos ofrece la aplicación y que ya tratamos en el primer post de la serie. Sin embargo destaco 4 de ellas para situaciones especiales:

• Si no dispones de la aplicación instalada en el ordenador o dispositivo donde estas trabajando, envíala a través de la dirección de correo asociada a tu cuenta que tendrá este formato: tucuenta@m.evernote.com
• Si recoges tus ideas a través de un bloc de notas, utiliza el recurso incluido en las app Evernote para android y iPhone llamada page camera para realizar una captura de las hojas con las anotaciones.
• En momentos comprometidos, donde no puedes anotar ni teclear, una nota de audio salva la situación.
• Recibe avisos de tu agenda o calendario de forma automática. Si utilizas Google Calendar puedes gestionar tus avisos con reglas como esta, o si quieres recibir varios avisos/recordatorios de la cita puedes usar el reenvío de correos de Gmail (Aquí te explico cómo).

Una vez registradas se depositaran en nuestra libreta/lista por defecto a la espera de que hagamos algo con ellas. Hablamos de ideas o anotaciones, no de tareas a realizar. En la siguiente fase las convertiremos en una acción a realizar.

Recopilamos las ideas adjuntando links o imagenes de interés

2. Procesar

En esta fase recogemos cada una de las tareas o anotaciones realizadas y las traducimos a tareas a realizar, y las clasificamos para que podamos filtrarlas posteriormente.  Para conseguirlo aplicamos las siguientes pautas:

• Recogemos la nota en forma de idea y la convertimos en tarea realizable. Definimos un titulo entendible y en el cuerpo de la nota incluimos una descripción más detallada si es necesario, así como el material adjunto necesario para su ejecución.
• Si debemos realizar más de una acción para completarla se trata de un proyecto. Para gestionarla podemos crear una lista con casillas de verificación.
• Clasificamos la nota por el contexto donde realizarla. Añade un tag indicando el lugar/herramienta necesaria para que puedas agrupar todas tus tareas cuando te encuentres en esa situación: “despacho”, “ordenador”, “casa”…
• Clasificamos la nota por el nivel de energía y tiempo necesario para realizarla. Utiliza tres niveles Alto, Medio, Bajo (A/M/B). Te ayudará a decidir dependiendo de la intensidad que puedas aplicar a tu trabajo y el tiempo del que dispongas.

Nota anterior transformada en proyecto con tareas en forma de casilla de verificación

3. Organizar

El paso final para procesar una tarea es enviarla a una de tus listas de acciones. Para definir un sistema coherente te propongo utilizar uno de estos dos sistemas. El primero basado en GTD cuenta con 5 listas:

• La bandeja de entrada. La libreta por defecto donde recibes todo lo recopilado, ya existe en tu sistema.
• Próximas acciones. Las acciones que realizaras durante la semana siguiente, tienen prioridad y una fecha límite establecida.
• En espera. Tareas delegadas a terceras personas o correos y llamadas que esperan respuesta.
• Algún día/Tal vez. Tareas sin prioridad y deseos a largo plazo.
• Proyectos. Asuntos que para ser completados necesitan más que una tarea o una acción. Hemos comentado que podemos implementarlos con una lista de casillas verificables, nos puede valer para proyectos simples, pero si la complejidad del proyecto lo requiere abriremos una libreta para sus acciones o subproyectos, e ir enviando a la lista de próximas acciones a medida que se vayan completando.

Si te parece un sistema demasiado complejo, te propongo una alternativa más simple. Recomendada para aquellos que quieran mantener su actividad en un circuito de entrada/salida. Demanda de lo que debo hacer y lo siguiente a terminar:

• Entrada. Las acciones que debo hacer a continuación, funciona como la bandeja de entrada del anterior sistema.
• Salida. Todo aquello que voy a hacer a continuación. Vamos repasando las tareas nuestra lista hasta realizarlas todas, en ese momento entramos cargamos un segundo lote de acciones.

4. Lo siguiente que debes hacer

Si quieres que tu sistema de flujo de trabajo funcione, debe proporcionarte con un solo vistazo que es lo siguiente que debes hacer. Marcando la lista de siguientes acciones y en la sección de Etiquetas de la barra lateral se mostrarán los tags de contextos y niveles de energía. Un clic encima y tendremos un filtrado de nuestras próximas acciones según el criterio seleccionado.

Si queremos automatizarlo algo más crearemos una búsqueda guardada que filtre por un contexto y nivel de energía determinado.

Ten en cuenta que…

Crea una carpeta para el material asociado a cada proyecto. Si gestionas tu actividad con Evernote, vincula la nota al material con Evernote Links. Si utiliza aplicaciones como Facilethings, que permiten conectar tu actividad con tu archivo podrás disponer de tu material sin trabajar con varias aplicaciones abiertas a la vez.

Una vez montado tu sistema de listas, marca las libretas que contienen las tareas como disponibles offline para tenerlas disponibles en cualquier sitio a través de tu tableta o smartphone, independientemente de si hay conexión o no. Deberás ser usuario de una cuenta Premium, y vincular el material  adjunto vía Evernote links.

Revisa tus listas una vez a la semana para depurarlas de tareas ya realizadas, o para cambiar las ubicaciones de acciones cuyo estado ya ha cambiado. Esto te permitirá mantener la confianza en tu sistema.

Una vez establecida  tu implementación del  sistema de tareas lo único que te queda es empezar a hacer.

Este artículo es una colaboración en Yoriento.com de David Torné (@davidtorne) Puedes seguir las aventuras de este experto en productividad personal desde su blog, donde encontraras todo lo que quieras saber sobre productividad, GTD y el uso de Evernote

Imagen vía Johan Larson bajo licencia Creative Commons