Guía Evernote (II): 12 formas inteligentes de trabajar con Evernote para profesionales y emprendedores (765)

Después del primer post de esta serie, Evernote: Cómo capturar y administrar tu información con productividad, ha llegado el momento de encontrar formas de integrar la herramienta en tu forma de trabajar, pero cuidado, solo debemos adoptar aquellas que nos hagan la vida más fácil. La siguiente lista es una colección de ejemplos y consejos de uso con un fin común, encontrar una utilidad real a la aplicación y una mayor integración con tu entorno productivo.

Utilizar una herramienta de forma inteligente significa hacerlo más fácil, simplificar nuestra rutina, si no es así quizá deberías preguntarte que te aporta realmente respecto a tu estado anterior.

1. Nuestro primer objetivo será buscar un  uso simple para introducirnos en esta aplicación. Empieza por digitalizar tus anotaciones, mapas mentales o croquis relativos a tu trabajo. Con un scanner o un Smartphone puedes convertirlos en material adjunto para utilizarlo en tus proyectos. Puedes seguir gozando del placer de crear sobre papel y lápiz, pero aligerando la carga de convertirlo en material manejable para tus proyectos. Te propongo que por unos eurillos obtengas aplicaciones como DocScaner o CamScanner+ para mejorar la calidad de captura.
2. Convierte tu dispositivo en tu sistema para capturar notas e ideas. Dictando notas de voz o capturando con una imagen bocetos puedes dar un primer paso evitando la transcripción entre lo manuscrito y lo digital. Si eres propietario de un iPad la aplicación Penultimate convierte tu Appletableta en un soporte para tomar notas por escrito ¿Una forma de abandonar el papel?
3. Buscar en tu documentación sin manejar papel. Siguiendo con la línea anterior, dedícate a escanear manuales técnicos – u obtener su versión vía web del proveedor – o documentación legal convirtiéndolos a formato PDF nos permitirá buscar en su contenido a través de una simple búsqueda de Evernote.  Se ha acabado ojear tu manual en busca de… o de ocupar cajones con documentación no consultas frecuentemente. Este uso tiene mi recomendación personal, he descargado mi archivo de forma notable.
4. Capturar tus gastos de empresa  a través de facturas. Fotografiar tickets y enviarlos a tu inbox resultará más eficiente al revisarlos a posteriori. Si combinamos el uso de Evernote con Expensify conseguiremos la confección de informes de gastos de forma prácticamente automatizada, llegando al punto de extraer información de la captura de este ticket para elaborar el informe. Uno de los objetivos de la aplicación es mejorar tu organización, empieza por temas que impliquen asuntos de tu día a día para ver qué impacto real puedes conseguir.
5. Lánzate a reducir el volumen de papel que archivas habitualmente. El resto de documentación puede ser digitalizada y almacenada destruyendo el documento original. Si legalmente no podemos hacerlo, tendremos que conservar su réplica en papel pero teniendo en cuenta que su manejo se hará en digital, búsquedas, consultas, ya no implicarán abrir i buscar en el archivo.
6. Capturar tarjeta de presentación y otra información de contacto con una imagen. Evernote permite identificar el texto contenido en una imagen y realizar búsquedas, no hace falta que pierdas tiempo picando los datos de clientes en tu aplicación de contactos. Si ambos utilizáis Evernote Hello podrás intercambiar información de contacto con un mínimo gesto con tu Smartphone.
7. Crea y archiva tus listas de control para no olvidarte de nada en tus viajes o al realizar tus rutinas. Si como yo eres una persona dispersa, con tendencia a olvidar detalles, crea un notebook donde crear tus checklist, a través de una nota i una lista con casilla de verificación puedes enumerar todo lo necesario para no olvidar nada en tus viajes o que repasar al realizar tu revisión semanal.
8. ¿Estás cansado de tener que revisar una infinidad de cuentas para recibir todas las comunicaciones entrantes? Puedes reconducirlas todas a tu Inbox de Evernote, programando un reenvió de tu correo a tu dirección de correo de la aplicación (Herramientas > Información de la cuenta) o afinando un poco más utilizando IFTTT redirigiendo solo aquellas comunicaciones con una significación especial, marcadas con una estrella en gmail o con un cierto remite… por ejemplo. El servicio permite clasificarlas con tags y archivarlas en los notebooks deseados, para evitar el agobio de tenerse que enfrentar a un inbox excesivamente poblada.
9. Crea un sistema de lectura inteligente de blogs. El primer paso es instalarte Evernote Cleary en tu navegador para enviar contenido a tu cuenta para leerlo tranquilamente en otro momento sin interrumpir tu flujo de trabajo, a quien no le ha pasado alguna vez  distraerse con algo que se encuentra en la red y perderse saltando de link en link hasta darse cuenta que has perdido la tarde… Primero implementar el hábito de recopilar, seguido del uso de la herramienta para capturar tu lectura limpia de ítems innecesarios.Aumenta el grado de exigencia y envía todas tus lecturas habituales, de webs y blogs que sigues habitualmente a tu inbox de evernote a través de ifttt. Créate una cuenta, y un disparador que guarde en un notebook llamado lecturas los nuevos post publicados, y despídete de saltar de saltar de página en página, o de entrar a tu lector de feeds para saciar tus ganas de saber.
10. Trabaja con aplicaciones integradas con Evernote. Si ya has decidido que Evernote sea tu almacén de información digital, ¿porque no aprovecharlo conectando a las aplicaciones que permitan el acceso a la información guardada este repositorio?  Hemos mencionado Expensify pero aplicaciones como Zyncro, Teambox, Facilethings permiten conectar con el icono del elefante y acceder a tu material de soporte con un clic.
11. Sigue buscando  más integración, no pierdas tiempo realizando tareas innecesarias. Si hablábamos de aplicaciones que trabajan conectadas a Evernote también podemos hablar de hardware. El caso más evidente es contar con un escáner que envíe directamente  el material escaneado a tu cuenta. El hecho de no tener que realizar las tareas de transición, digitalizar, adaptar, enviar a la cuenta, agiliza y marca la diferencia. Buscamos hacerlo todo más natural, más fácil, y cualquier recurso material que nos ayude es bien venido, sea hardware, una libreta moleskine especialmente preparada, o un sistema para capturar dibujos y extraer información…
12. Cuando ya seas un pro, busca tus propias soluciones profesionales por ejemplo crear tu catalogo de productos y servicios en evernote. Imagina un notebook en el cual guardas una nota estructurada como una ficha de tu producto, acompañada de una atractiva fotografía o si lo prefieres de un video demostración para mostrar al cliente. Si accedes desde tu iPad tendrás un atractivo muestrario de todo lo que puedes ofrecer, siendo capaz de enviar esa información de cada nota por mail a través del botón contextual, o  exportando total o parcialmente el contenido en un archivo .enex

Imagen de ‘catalogo de productos’ de Javier Salvador – Embajador para fotógrafos de Evernote España

Inteligente significa útil. La practica hace el hábito, y el uso de cualquier herramienta nos permite conocer los detalles más insignificantes hasta crear-nos una visión global de lo que es capaz de hacer, pudiendo empezar a crear soluciones personalizadas para nuestros problemas, o dicho de forma más fina: Nos permite cambiar nuestra forma de trabajar para ser más dedicar menos tiempo a la preparación para  centrarnos en la ejecución, en hacer.

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David Torné (@davidtorne) Puedes seguir las aventuras de este experto en productividad personal desde su blog, donde encontraras todo lo que quieras saber sobre productividad, GTD y cómo no, el uso de Evernote

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