11 ideas para la gestion de contenidos de un evento 2.0

Estas 11 ideas para la gestión de contenidos de un evento (que puedes leer más abajo) se inspiran en mi participación en #InspirationDay (21 de junio 2012).

Ese día compartí contenidos en vivo y en directo sobre este evento para mujeres y hombres profesionales organizado por @Womenalia y promovido por @mgdelpozuelo y @gomezdelpozuelo. Durante todo el desarrollo de #InspirationDay actualicé y compartí en directo ideas, imágenes, tuiteos, propuestas y nombres de profesionales interesantes que fueron protagonistas de #InspirationDay, bien desde el escenario, bien por lo que comparten en las redes sociales.

Esta entrada intenta ser un caso práctico de gestión de contenidos, de curación de contenidos o de content curation, como queráis llamarlo, tan importante para la generación de marca y reputación profesionales en un mundo socialmedia.

En Yoriento.com ya hablamos del uso de Twitter como animador de eventos presenciales y publicado una pequeña guía de networking para el empleo y los emprendedores. Por favor, disculpadme posibles errores y que falten links por hacerlo sobre la marcha.

Relato en directo el contenido de #InspirationDay
(Al final del post encontraréis las 11 ideas para la gestión de contenidos)

Irene Villa: Solo floreces cuando te aceptas como eres #InspirationDay @womenalia

— Marta Chavero (@martachavero) June 21, 2012

19.15h. Irene Villa, ejemplo de superación personal.

Presentación emotiva pero directa, sin adornos. Sin duda, la más inspiradora de #InspirationDay: «Mamá, he nacido sin piernas, ya lo he asumido. Pero papá, ¿quién va a querer casarse conmigo ahora?» «Claro que puedo hacer cosas, pero de otra forma. Y así poco a poco aprendí a andar.» Irene tenía 12 años cuando sufrió el atentando. Su mensaje para todos es éste:

«No hay excusas para no sobreponerse.»

18.00h. Cómo llegar a ser empresaria y no morir en el intento. @NuriaVilanova Nuria Vilanova, Fundadora y CEO de Inforpress; @CatalinaHoffman Catalina Hoffmann, CEO Grupo Vitalia; @gomezdelpozuelo Elena Gómez del Pozuelo, Presidenta Adigital y Emprendedora de 6 empresas de internet. Modera @afontanini Antonio Fontanini, Fundador Informalia Consulting. Interesante mesa redonda que podría estar representada por la reflexión de Elena:

«Hoy, la verdadera liberación de la mujer es el emprendimiento. Montar nuestras empresas nos hace libres.»

17.00 h Entrevista a Edurne Pasaban. La supermontañera está charlando con la televisiva @SilviaJato, a ambas acabo de hacerles una foto a dos metros :-) Leí una entrevista en la que Edurne declaraba cómo surgió su ‘vocación’, no deja de ser curioso cómo aparece la motivación de los factores más insospechados y circunstanciales, ¿verdad? «Con 13 años me apunté a un club de montañismo con mis amigas porque nos gustaba el monitor»; «Decidimos subir nuestro primer ocho mil porque los del pueblo de al lado ya lo habían hecho».

«En la vida haz lo que quieras y lo que sientas porque esto es muy corto.»

15.45h. «Si tú quieres, puedes.» Emilio Duró escenifica su monólogo habitual de humor, algo que los participantes en #inspirationday agradecen mucho a estas horas de la tarde. De hecho se ha convertido en Trending Topic en Twitter, sólo dos puestos por debajo del hashtag del propio evento. Emilio no permite que se graben o retransmitan sus ponencias, supongo que porque su contenido siempre es similar al de la primera intervención que le lanzó a la fama.

Emilio Duró no es un coach, no es un orientador, es un enorme animador y hace muy bien lo que hace. “No dramaticeis la vida. Os vais a morir igual, y cada vez os queda menos. Envejecer es malo, pero la alternativa es peor”. Y otra de sus perlas representativas:

«No hay nada peor que un tonto motivado».

13.15h. «El mito del lider o la lógica del corazón.» Santiago Álvarez de Mon cierra la intensa jornada de mañana de #inspirationday reflexionando sobre los valores de las personas, la coherencia en la toma de decisiones y la planificación de la vida profesional.

Me ha gustado esta idea muy inspiradora: «Los verdaderos valores de una persona están en su agenda. Si la familia es ‘importante’ para ti, ¿por qué no le dedicas tiempo?» Eso sí, tal vez no parece razonable que como ‘consultor humano’ De Mon no esté en las redes sociales para escuchar y aprender qué hacen otros humanos en las redes :-)

Estar en Twitter no te hace mejor profesional per se, pero no conocerlo te hace un profesional con una actitud menos abierta.

Qué pondría Santiago Alvarez de Mon en su maleta? 1. Conocimiento 2. Comunicación y 3. Valores #InspirationDay de @womenalia

— Ana Ramírez Arellano (@arellano_es) June 21, 2012

12.45h. «Tendencias digitales de los próximos 5 años» Os dejo este tuit con una de las metáforas de Javier Rodriguez Zapatero @zapatero_ CEO de Google, que acaba de finalizar su intervención a las 13.22h. 

Da igual que seas leona o gacela, cuando te levantas todas las mañanas tienes que ponerte a correr deprisa @zapatero_ #inspirationday

— María Rubio (@mariarubiom) June 21, 2012

11.45h. «Mujeres en la cumbre». Os paso foto de @petitsetmaman ahora 12.35h. de la mesa ‘Mujeres en la cumbre’ en #InspirationDay (ver programa), con Elizabeth Trallero, CEO Congost Plastic; @anamariallopis Ana María Llopis, Presidenta no ejecutiva DIA; @Walochik_NB_es Krista Walochick, Presidenta Norman Broadbent; @islar2 Isla Ramos, Dtra Ejecutiva de Transformación de Negocio EMEA de Lenovo; Sofía Rodríguez-Sahagún, Directora de Imagen y Marca Vodafone España; @javiercremades. Modera: Javier Cremades, Abogado- Presidente Fundador Cremades & Calvo Sotelo

Publico a las 10.05h la primera imagen de este post, la foto rápida que nos hemos hecho a punto de empezar #InspirationDay. Tres grandes profesionales, @mranera @anamariallopis y @carinaszpilka

11 ideas iniciales para gestionar contenidos en un evento 2.0 

1. DATOS Y CONTENIDOS DE REFERENCIA PARA EMPEZAR

LINKS. Preparar los links relacionados, la mayoría incluidos en la website del evento. Las páginas del programa, de los ponentes y la página del streaming. Acortar los links usando Bitly para luego poder monitorizar resultados.

CONFERENCIANTES EN REDES SOCIALES
Es útil conocer a priori con el listado de cuentas y presencia en Internet de los ponentes o protagonistas principales y revisar contenidos o publicaciones por ellos y relacionadas con ellos.

NETWORKING HORIZONTAL.
También es muy interesante ir conociendo y listando las cuentas Twitter de otras personas participantes en el evento cuyos contenidos interesantes podríamos mencionar y que podemos contactar luego presencialmente en el mismo evento. ¿Cómo descubrir a las personas que asistirán o están interesasdas por un evento? Hacer seguimiento del hashtag, en este caso #inspirationday, es una fuente muy útil para conocer participantes menos populares pero activos y potencialmente interesantes.

SEGUIMIENTO DEL HASHTAG
Cómo comentaba antes, seguir en Twitter un evento permite obtener información sobre los diferentes contenidos y participantes del evento. Iniciar el seguimiento unos días antes de la celebración facilita obtener información sobre las cuentas y links oficiales del evento y de los organizadores, así como de los conferencias y participantes más activos y motivados por el evento.

2. EVERNOTE: REGISTRO Y GESTIÓN DE CONTENIDOS

Es interesante usar la aplicación de escritorio de Evernote que no requiere conexión a Internet pero que se sincroniza en cuanto la tiene.
Abrir una libreta en Evernote relativa al evento en la que se incluirán diferentes notas (artículos) relacionadas. Algunas de esas notas serían, por ejemplo:

-Programa oficial. La primera nota que creo es una copipega del programa oficial, referencia básica del evento
-Los datos básicos de contenido y networking relacionados con el evento: links relacionados con el evento y los conferenciantes; cuentas Twitter y otras en redes de los conferenciantes
-Artículo/s: Usar notas para redactar artículos relacionados que se pueden publicar antes, durante o tras el evento. Por ejemplo, para elaborar un post como éste sobre gestión de contenidos de eventos 2.0 que he empezado a redactar en el tren camino de Sevilla a Madrid, sede del #inspirationday, y que voy a publicar durante el evento :-)

3. PROGRAMA DEL EVENTO COMO GUÍA

Es el contenido básico sobre el que articular la gestión de contenidos y el networking, y es una referencia para seguir el evento con facilidad. El programa suele incluir el título de las actividades que componen el evento, su hora de celebración y los ponentes participantes.
Es útil copipegar el programa oficial (por ejemplo, en una nota Evernote) para personalizarlo y editarlo añadiendo las cuentas Twiter de los participantes, una presentación de estos, sus ideas más relevantes (que pueden ser contenidos tuiteables), etc.

4. PUBLICACIÓN Y PROGRAMACIÓN EN TWITTER

Es eficaz programar la publicación de contenidos en redes sociales y en la Web 2.0, especialmente en Twitter, porque algunos de esos contenidos son conocidos antes de la celebración del evento y serán de interés durante el evento. Por ejemplo, el propio programa del evento o información relevante sobre los participantes, como su presencia en redes o algunas de sus ideas más conocidas.

Programar tuits con las actividades del evento incluidas en el programa con horas y participantes definidos es una forma sencilla de mantenerse activo en el timeline del evento y de mencionar a los conferenciantes. Es útil programar los tuiteos con unos minutos de retraso respecto a la hora oficial porque si se publica la referencia a una ponencia o mesa redonda antes de su inicio real el timeline dará una imagen automatizada. Si la actividad incluida en el tuit se celebra con puntualidad siempre se puede publicar ya aunque estuviera programado para más tarde. La publicación programada debe ser monitorizada. Programar no es para no estar sino para posicionar

Programar publicaciones es un trabajo previo que garantiza obtener una mínima visibilidad, es una estrategia sencilla pero eficaz de networking al preseleccionar las personas que vas a mencionar, libera para dedicarse a interaccionar de forma presencial y a publicar otros contenidos que se producen en directo y previene una posible wifi deficiente en el evento que impida publicar y buscar contenidos. En síntesis, programar la publicación de contenidos permite dedicarse en directo al evento. Si no, para qué acudiste! :-)

Las aplicaciones más útiles desde mi punto de vista son Hootsuite o Tweetdeck, que permiten programar los tuits en momentos muy concretos y con facilidad de modificar el timing. Buffer es otra opción para publicar según una secuencia preconfigurada más rígida.

5. SEGUIMIENTO DEL EVENTO: PRESENCIAL-ONLINE Y DIRECTO-DIFERIDO

PRESENCIAL-ONLINE.
La metodología básica de gestión de contenidos y networking de un evento es muy similar, ya se siga en directo de forma presencial (en vivo) o vía streaming de forma no presencial. De hecho, los profesionales que acuden en vivo a eventos y no desarrollan especiales acciones de networking no notarán mucha diferencia y podrán ahorrarse el coste del desplazamiento y de la entrada. Si acudes a un evento de forma presencial sácale partido de forma presencial. Si no, quédate en casa! ;-)
Seguir una actividad en directo mediante streaming es una opción muy eficaz. Permite escucha de fondo las intervenciones mientras elaboras contenidos, publicas, compartes, conversas en el timeline del evento, etc.

DIRECTO-DIFERIDO.
Incluso si un evento ha finalizado, puedes revisar las publicaciones oficiales del evento (vídeos, posts…), monitorizar la actividad 2.0 usando Topsy para extraer información y generar contenidos en tu blog, Twitter, etc. y hacer networking a posteriori. Por supuesto, la popularidad o relevancia de los contenidos y menciones que compartas será menor que si se realizaran en directo. Por otro lado tiene dos importantes ventajas: la perspectiva que ofrecer disponer de todos los contenidos generados por el evento y la tranquilidad de poder analizar esos contenidos y planificar acciones de networking 2.0 sin la presión del directo.

6. FRECUENCIA DE PUBLICACIÓN

Publica contenidos del evento en tus redes con una frecuencia adecuada en función del interés o utilidad de los contenidos y de la relevancia o influencia de los participantes mencionados, siempre teniendo en cuenta la relación del evento con tu marca personal.

En el caso de Twitter, para evitar saturar tu timeline, es apropiado que algunos tuits no se dirijan a todos tus seguidores sino sólo a los seguidores del hashtag del evento. Para ello simplemente inicia el tuit con una cuenta Twitter, por ejemplo, del participante/s que quieres mencionar o de la cuenta del propio evento, en este caso @womenalia.

7. ERES UN EMISOR DE CONTENIDOS

No pienses en lo que supuestamente interesa a ‘tu audiencia’ actual, sino en la audiencia a la que quieres interesar. Reputación profesional es estar en la mente de los usuarios y clientes que quieres que cuenten contigo. Y los contenidos que compartes hablan de ti.
Focalizar la atención en un evento te da la posibilidad de convertirte en un referente en la emisión de contenidos de ese evento. Tiene que ver con estos aspectos:
Ser el primero en compartir el contenido de los conferenciantes y de lo que ocurre en el evento;
Compartir contenido fiable de forma organizada, sistemática y fiable
Añadir información complementaria como links para ampliar la información y menciones a las personas protagonistas y también a las que podrían estar interesadas por el contenido tuiteado.
Y si tienes un estilo original, divertido y sintético, será perfecto :-)

SOBRE TOPSY. Esta herramienta web te permite hacer un seguimiento en directo de los contenidos compartidos del evento, clasificados por tiempo de publicación y/o por relevancia. Los contenidos son links, tuiteos, fotos y vídeos. Y sin duda estos dos últimos son los que tienen más receptividad.

8. CONVERSACIÓN ACERCA DEL EVENTO

DURANTE EL EVENTO.
Conversar, responder y mencionar en Twitter a otras personas durante el evento es una forma de ‘personalizar tu networking’.
La mayoría de los participantes y seguidores de los eventos están mucho más focalizados en leer las publicaciones relacionadas y en realizar sus propias publicaciones que en iniciar o participar en conversaciones de otras personas. Los profesionales que sí dedican tiempo a interaccionar se diferencian y adquieren más visibilidad y valor social, incluso cuando las personas mencionadas solo vean a posteriori esas menciones que les hiciste.
También puedes comentar e interaccionar en blogs, páginas Facebook o Google+ de participantes que están hablando del evento en cuestión, aunque será menos frecuente que usen estos canales en directo.

TRAS EL EVENTO.
Durante algunos días, depende de la fuerza del evento, el timeline de su hashtag y la blogosfera recogerán contenidos y conversación en la que se puede participar y cuyos contenidos se pueden compartir.

9. BLOGUEAR ANTES, DURANTE Y DESPUÉS

Bloguear y publicar en directo por sesiones o por jornadas (mañana y tarde) genera mucha repercusión. Tuitear es una forma de mantenerse activo en la conversación y de adquirir cierta visibilidad y relevancia, en función de la calidad de los contenidos tuteados y de la fuerza de networking.
Bloguear es una forma de (intentar) convertirse en referencia del evento, de generar marca personal y de proporcionar contenidos sobre el evento para compartir en tus redes.
Se pueden realizar publicaciones en el blog antes, durante y después del evento, más cuanto más relacionado esté el contenido de la actividad con tu marca profesional y cuanto más relevante se el propio evento, claro.
Podría también publicarse un solo post en el blog antes o durante el evento, cuyo contenido se actualizaría y ampliaría durante el desarrollo de la jornada y/o tras su finalización. Es una forma de concentrar todos los contenidos en un solo articulo, lo que facilita su localización y compartición.

10. ‘PUBLICACIÓN ADELANTADA’ Y MULTIPUBLICACIÓN.

Los artículos provisionales o borradores que aún requieren una revisión final, formateado o inclusión de links, menciones, etc. para poder ser publicados en el blog con la adecuada calidad, podrían ser publicados previamente como un ‘contenido adelantado’ en la página Facebook, en Google Plus, en Tumblr, etc. La inmediatez en la compartición de contenidos en directo es un factor importante y también es un antídoto para luchar contra la pefeccionitis.
El contenido adelantado publicado de forma rápida se convierte a su vez en contenido enlazable y compartible en Twitter, fundamental cuando se trata de eventos en directo.
En un contexto de emprendedores, diría ‘monta algo que funcione y mejóralo luego.’ En gestión de contenidos, publica cuanto antes con una calidad suficiente y mejóralo luego :-)

11. ALGUNOS RECURSOS Y APLICACIONES ÚTILES PARA GESTIONAR CONTENIDOS DE EVENTOS

Evernote, para capturar, clasificar, gestionar y crear contenidos de forma flexible
Hootsuite, Tweetdeck, Buffer para publicar en Twitter en directo o de forma programada
Topsy, para monitorizar los contenidos que se comparten alrededor de un evento o un tema
Wordpress, Blogger
Tumbler, página Facebook, Google+
Instragram, para compartir fotos con más Glamour
Dropbox, para mantener sincronizados contenidos en la nube los contenidos que guardas en móvil o en ordenador
Periscope, para emitir en directo el evento desde tu móvil a la Web 2.0
Audioboo, para realizar audioentrevistas a protagonistas y compartirlas

¿QUIERES VER TODAS LAS PONENCIAS DE #INSPIRATIONDAY?

Gracias a Netámbulo he llegado al vídeo Youtube que incluye todas las intervenciones completas en #InspirationDay. Espero que las disfrutéis junto con los comentarios que hice sobre ellas en directo en este post.