Guia Evernote (III): 7 consejos para conseguir la productividad sin papel con Evernote (771)


En este tercer capítulo de nuestra Guía Evernote (que se puede seguir en Twitter con #GuiaEvernote) presentamos el concepto paperless es una vía para mejorar tu productividad personal a través de la simplificación de los procesos para administrar tu documentación y en especial tu archivo. Digitalizar todo el papel te ayudará a organizarte y a manejar tu material de una forma más eficiente. El objetivo de este artículo es ayudarte a reducir el volumen de documentación física que manejas, estructurando un sistema digital con Evernote como base para una correcta administración de tu documentación en formato electrónico. Modificar nuestra forma de trabajar para obtener valor y no solo para sacarle un mayor partido a nuestras aplicaciones y dispositivos.

El servicio nos proporciona una copia de seguridad de nuestro archivo, y pese a los últimos hechos podemos confiar en la seguridad de nuestros datos.  Por otra parte y frente a sorpresas desagradables, contar con un sistema sincronizado permite disponer siempre con una copia de nuestros datos en cualquiera de nuestros dispositivos.

1. Empieza definiendo un proceso sistemático para digitalizar la documentación entrante y la ya existente en tu archivo. Esta es una acción indispensable para el éxito de una vida sin papel que incluye la recopilación de la documentación en un lugar como una bandeja de oficina, así como la catalogación de todo el material de archivo que pasará a formato digital.

2. Decide qué tipo de documentación digitalizar y cual destruir, piensa que hay documentos como contratos o facturas de los cuales vas a tener que guardar la copia física, conserva lo que sea imprescindible por su valor legal o emocional, el resto a la papelera.

3. Aprende a digitalizar de forma adecuada es otra de las claves para el éxito del proceso. Te recomiendo el uso de un escáner portable –si no cuentas ya con alguno- para acabar con toda tu documentación. Buscamos un periférico + un software  simples de usar, que nos de buenos resultados, permita generar documentos en pdf o imágenes. Inicialmente buscamos escanear la gran cantidad de papel que tenemos en nuestro archivo, pero en una fase posterior necesitaremos un dispositivo que permita su uso de forma casual: abrir y escanear sin tener que configurar ni interactuar en exceso con él.  Mi escáner me permite operar con un solo clic en el botón que lleva incorporado, por su parte su software me permite enviar la copia digital directamente a Evernote.

4. Extiende la digitalización a tus notas manuscritas. Si te ves capaz de acabar con el uso de tu bloc + bolígrafo, y cuentas con un iPad, puedes usar Penultimate una aplicación para capturar escribir, o dibujar, en formato digital y guardarlo directamente en evernote. La aplicación crea una libreta para el material generado en tu cuenta, una vez allí solo tienes que preocuparte de clasificarla.

Para los más románticos podemos seguir escribiendo sobre papel y capturar el material de interés con ciertas garantías. Con ese fin Evernote pone a nuestra disposición tres caminos posibles:  Livescribe, un bolígrafo electrónico que captura nuestro trazo al escribir. Evernote Moleskine, un cuaderno con cuadricula y que por medio de una colección de pegatinas- icono permite ayudar en la captura del texto, y finalmente aplicaciones de terceros para nuestro smartphone pensadas para capturar documentos como si de un escáner se tratara.

5. Gestiona tu documentación técnica y los manuales. Al revisar toda mi colección de dispositivos busque su documentación a través de la red, en la web del producto o en portales específicos para este fin. Lo ideal es encontrar el manual en PDF, al integrarlo en evernote podremos realizar búsquedas en su interior. Utilizando la fuerza bruta de la búsqueda de la aplicación nos ahorraremos tener que buscar el manual, hojearlo y encontrar el punto exacto que nos interesa.

6. Utiliza códigos QR para facilitar aún más la localización de tu material digital de una forma funcional y original.  Crea un código para cada uno de los electrodomésticos para los que guardas su manual a partir de un Evernote link y engánchalo al electrodoméstico en cuestión. Cuando lo necesites escanéalo y cárgalo en tu dispositivo con un clic. Este principio también sirve para vincular un documento físico a su copia digital, un pequeño código QR en el doc en papel permite vincular el documento a su copia y sus anotaciones.

7. Usa estos tips para la productividad sin papel. Para hacer realidad un sistema sin papel que funcione de verdad y sea fiable de verdad ten en cuenta estos aspectos:

  • Utilizamos Evernote por el plus funcional que aporta a través de su sistema búsquedas, su sistema de clasificación, por lo tanto debemos digitalizar en los formatos más amigables para la aplicación. Si queremos buscar en el interior de los documentos crearemos documentos en pdf…
  • Crearemos una jerarquía predefinida de tags para documentos para tener claro que y donde asignarlo para no acabar generando una nube inmensa y confusa de etiquetas. Por ejemplo. Tipo documento + nombre origen + año, algo como: Factura, Dell, 2013 o Manual, Cannon, Escaner, 2012
  • Programa tiempo para dedicarte a escanear el material recibido durante la semana + el material ya existente en tu archivo. Para no ahogarte con el gran volumen de este último digitalízalo por lotes asumibles. Evitarás la procrastinización y el abandono de tu objetivo
  • Hazlo fácil. Hay gran cantidad de aplicaciones que trabajan en conjuntamente con Evernote y que facilitan dicho fin. Penultimate, para la creación de notas manuscritas, Pikki para tickets de gastos.
  • Toda información sensible, como logins o documentación de carácter legal debería ser guardada en una libreta offline, no sincronizable. Perdemos parte del valor añadido que nos proporciona la aplicación pero si no confiamos en el proveedor del servicio mantenemos nuestra información tan segura cómo pueda estar en nuestro disco local.
  • Podemos encriptar los archivos y adjuntarlos a una libreta pero como en el anterior punto perdemos  parte del valor al no permitir acceder al contenido para realizar búsquedas. Debemos suplirlo escribiendo una breve descripción en la nota para su correcta indexación.

Espero que el post te ayude a racionalizar tu archivo, pero ante la duda piensa siempre en los principios de simplicidad y funcionalidad: Si no te sirve o te cuesta manejar, no  te sirve. Si eso es así plantea de nuevo tu sistema sin papel. Puedes seguir aprendiendo con el blog de James Rubin, embajador paperless de Evernote, y con los próximos capítulos de nuestra Guía Evernote.

Este artículo es una colaboración en Yoriento.com de David Torné (@davidtorne) Puedes seguir las aventuras de este experto en productividad personal desde su blog, donde encontraras todo lo que quieras saber sobre productividad, GTD y el uso de Evernote

Imagen vía claspingwalnut bajo licencia Creative Commons


Comentarios

  1. says

    Hoy en día cada vez hay más cosas nuevas para facilitarnos el trabajo,lo q ue no hay ninguna aplicación que sirva para hacerse millonario,una pena,me bajaré la aplicación de evernote para android,y mañana?,habrá salido algo nuevo para mañana?,seguro que si.

  2. says

    Así es el papel es engorroso y cualquier ayuda digital se agradece, además ahorando en papel uno se puede ahorrar una cierta cantidad de dinero y por poco que sea es ahorro.

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  1. Información Bitacoras.com…

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